این تقسیم بندی یکی از تقسیمات مهم علمی در کالج محسوب می شود و کارکردهای بسیاری را انجام می دهد و از زمانی که ثبت نام کرده تا فارغ التحصیلی از کالج به دانشجو ارتباط دارد و وظایف زیر را انجام می دهد:
ایجاد منابع و اماکن اداری و فنی برای ثبت نام دانشجویان و بررسی مدارک دانشجویان پذیرفته شده در کالج بر اساس دستورات صادره از سوی کتاب های مرکزی برای پذیرش در وزارتخانه.
صدور دستورات اداری برای پذیرش دانشجویانی که در کالج ثبت نام کرده اند.
ثبت نام دانشجویان از خارج از عراق.
بررسی مدارک پذیرفته شده در ابتدا در دانشکده و سپس پیگیری ممیزی آن در وزارتخانه و نزدیک شدن به اداره کل آموزش و پرورش در استان هایی که دانشجویان از آن فارغ التحصیل می شوند تا از اعتبار صدور مدارک پذیرفته شده اطمینان حاصل کنند.
برای نزدیک شدن به این وزارتخانه از طریق دانشگاه برای صدور اعتبار صدور اسناد دانشجویان از خارج از عراق پذیرفته شده در کالج ما.
تهیه شناسه و شناسه دانش آموزان.
انجام معاملات انتقال و میزبانی دانشجویان به و از کالج مطابق با مقررات قابل اجرا.
توزیع دانشجویان پذیرفته شده در کالج برای مطالعه گروه ها و با توجه به تعداد دانشجویان.
تهیه ماهانه برای وقت دانشجویان و اعزام آنها به دانشگاه، تهیه روزانه در غیاب و حضور دانشجویان در امتحانات پایان ترم و فرستادن آنها به دانشگاه.
انجام معاملات انتقال دانشجویی به و از کالج.
بایگانی و حفظ فایل های دانشجویی.
انجام معاملات معوق دانشجویی و صدور دستورات اداری.
صدور دستور اداری برای برکناری دانشجویان، محدود کردن آن ها یا علامت گذاری مجدد محدودیت های آن ها.
صدور تاییدات دانشجویی به بخش های داخلی یا نهادهای مرتبط.
ارائه فرم های ارجاع بیمار به بیمارستان های آموزشی.
برای نزدیک شدن به اداره کل های داخلی دانشگاه در مورد دانشجویان استان ها مسکن مناسب برای آنها فراهم شود.
ارائه کمک هزینه فارغ التحصیلی برای دانش آموزان فارغ التحصیل از کالج و آماده سازی مراسم فارغ التحصیلی برای آنها.
صدور مدارک خروج برای فارغ التحصیلی دانشجویان مطابق با مقررات و دستورالعمل ها.
صدور تایید فارغ التحصیلی برای فارغ التحصیلان از کالج.
ایجاد یک پایگاه داده از دانشجویان تحصیلات تکمیلی و پیگیری امور خود را پس از فارغ التحصیلی.
